Regolamento dell'associazione ERLUG

Regolamento Attuativo
dell'Associazione Culturale Emilia Romagna Linux Users
Group

Art. 1 Contenuto

Il presente Regolamento Attuativo detta le norme di
attuazione dello Statuto “dell'Associazione Culturale
Emilia Romagna Linux Users Group”.

TITOLO I: ISCRIZIONE DEL
NUOVO SOCIO

Art. 2 Domanda di
iscrizione del nuovo Socio

L'aspirante Socio è tenuto ad accettare il
contenuto dello Statuto, del Regolamento Attuativo e
l'entità della quota associativa. Queste informazioni
gli devono essere puntualmente fornite insieme alla
descrizione della procedura di iscrizione.

L'aspirante deve compilare un modulo precedentemente
approntato dal Consiglio Direttivo nel quale siano richiesti
nome, cognome, indirizzo, indirizzo di posta elettronica ed,
opzionalmente, altre informazioni.

Nel caso il modulo sia in forma cartacea, va consegnato al
Segretario o ad altro Socio che si impegna a consegnarlo
nelle mani del Segretario. Il Segretario si impegna quindi a
presentare la candidatura ai Soci.

Nel caso il modulo sia compilabile per via telematica
(come form web, messaggio di posta elettronica da inviare ad
opportuno indirizzo, etc.), lo strumento tecnico adottato
provvederà a presentate automaticamente la richiesta
al Segretario, che la girerà ai Soci.

Art. 3 Ammissione o rifiuto
del nuovo Socio

Il Segretario lascia ai Soci almeno cinque giorni
lavorativi per esprimere pareri sulla candidatura; su
richiesta di almeno tre Soci, del Segretario o del
Presidente, l'Assemblea è chiamata a votare
sull'ammissione del nuovo Socio, che altrimenti si considera
automaticamente accettata. Il Segretario comunicherà
poi all'aspirante ed ai Soci la decisione presa.

Nel caso la candidatura venga accettata, al candidato
verranno fornite le indicazioni per il pagamento della quota
associativa (ad esempio tramite pagamento nelle mani del
Segretario od altro Socio da questi designato, versamento su
conto corrente postale o bancario, etc.). Il candidato
dovrà poi comunicare al Segretario nei modi che gli
verranno indicati (verbalmente, con copia del bollettino
postale, etc.) la notifica dell'avvenuto pagamento, ricevuta
la quale il Segretario si incarica di prendere i dovuti
provvedimenti, tecnici e non, in seguito all'iscrizione del
nuovo Socio; la procedura si considera così terminata
con successo, salvo successive verifiche sulla correttezza
del procedimento.

E' buona norma chiedere conferma al Socio appena accettato
che l'indirizzo di posta elettronica fornito sia valido,
esplicitando che questo sarà il mezzo principale di
comunicazione tra l'Associazione ed i Soci.

TITOLO II: DELEGHE DI
VOTO

Art. 4 Deleghe

Nel caso un Socio si trovi impossibilitato a prendere
parte ad una Assemblea, gli è concesso delegare la
propria partecipazione ad altro Socio di sua fiducia.

All'apertura dell'Assemblea il delegato deve enunciare il
numero di deleghe che porta e le identità dei
deleganti, al fine del calcolo del quorum costitutivo; queste
informazioni devono risultare nel verbale dell'assemblea
redatto dal Segretario.

Nel caso di deleghe effettuate con mezzi non enunciati nel
presente Regolamento Attuativo, il delegante deve esibire e
consegnare al Segretario un attestato di delega scritto e
firmato, che abbia validità legale o che consenta di
stabilire con ragionevole certezza la sua veridicità;
è altresì ammesso l'uso di sistemi automatici
per la gestione delle deleghe, purché detti sistemi,
definiti e gestiti dal Consiglio Direttivo, garantiscano la
possibilità di identificare il mittente con
affidabilità ragionevole e siano conformi alle
disposizioni contenute nello Statuto e nel presente
Regolamento Attuativo.

Non sono ammesse deleghe nel caso di Assemblea,
consultazione o consenso espresso in via telematica.

Ogni Socio può essere portatore al più di
tre deleghe.

Art. 5 Delega con
comunicazione al Segretario via posta elettronica

Il delegante, dopo aver verificato la disponibilità
del delegato, deve inviare comunicazione via posta
elettronica al Segretario ed in copia al delegato nella quale
si indica la propria volontà di delega nei confronti
del delegato. Il Segretario prende atto della delega ed invia
quindi una ricevuta al delegante ed in copia al delegato,
usando gli indirizzi di posta elettronica indicati nel
registro dei Soci.

Il delegante deve inviare la propria comunicazione al
più dodici ore prima del momento di inizio
dell'Assemblea; il Segretario è tenuto a verificare il
contenuto della propria casella di posta elettronica dopo
questa scadenza. E' compito del delegante assicurarsi che la
propria intenzione di delega sia stata correttamente recepita
tanto dal delegato quanto dal Segretario.

TITOLO III: VOTO
TELEMATICO

Art. 6 Consultazione e
consenso espresso in via telematica

Il Consiglio Direttivo mette a disposizione dei Soci gli
strumenti tecnici adeguati ad esprimere il consenso sulle
questioni che gli vengono sottoposte.

Le comunicazioni tra Soci ed Associazione, devono avvenire
tramite posta elettronica, form web o altri strumenti messi a
disposizione dal Consiglio Direttivo, purché tali
strumenti garantiscano la possibilità di identificare
il mittente con affidabilità ragionevole e siano
conformi alle disposizioni contenute nello Statuto e nel
presente Regolamento Attuativo.

I sistemi automatici di gestione delle votazioni devono
registrare ed archiviare tutte le transazioni effettuate, nel
rispetto dei limiti imposti dalla tipologia di votazione
svolta, indipendentemente dal loro esito; devono inoltre
garantire al Socio puntuale e adeguata informazione
sull'esito delle transazioni da questi effettuate. Detti
sistemi devono gestire le diverse modalità di voto ed
i quorum costitutivi e deliberativi; a votazione conclusa
devono presentare ai Soci il risultato della votazione con
tutte le informazioni richieste dal tipo di voto ed al
Segretario la verbalizzazione della votazione stessa.

TITOLO IV:
RIMBORSI

Art. 7 Rimborso
spese

Le spese che l'Associazione sostiene nello svolgimento
delle proprie funzioni devono essere preventivamente
autorizzate dal Consiglio Direttivo, che decide dopo aver
sentito il parere del Tesoriere.

Il Socio che sostenga una spesa per conto
dell'Associazione ha diritto a rimborso, pieno o parziale
secondo quanto stabilito dal Consiglio Direttivo, delle spese
che siano state autorizzate e siano documentabili.

TITOLO V: SEZIONI E LORO
FUNZIONAMENTO

Art. 8 Creazione e modifica
di una Sezione

Tre o più Soci che desiderino costituirsi Sezione,
devono presentare richiesta al Consiglio Direttivo,
specificando il nome della Sezione, l'elenco iniziale degli
iscritti, il nome del Rappresentante di Sezione ed una
concisa descrizione che ne identifichi gli scopi e gli ambiti
di competenza. Opzionalmente può essere presentato un
marchio di Sezione ed un Regolamento di Sezione.

Una Sezione già costituita può fare
richiesta al Consiglio Direttivo di modifica od integrazione
dei propri dati.

Il Consiglio Direttivo verifica la conformità dei
dati forniti con le norme espresse nell'Atto Costitutivo,
nello Statuto e nel Regolamento Attuativo. Nel caso di
mancanze o difformità il Consiglio Direttivo
può richiedere l'integrazione o la modifica dei dati
forniti.

Il Consiglio Direttivo può rifiutare la creazione
di una Sezione o la modifica dei suoi dati, motivando il
rifiuto. Nel caso la proposta di creazione o modifica venga
accettata, il Consiglio Direttivo è tenuto a
comunicare ai Soci tutte le informazioni descrittive della
Sezione.

Il Segretario mantiene una lista, pubblica o comunque
liberamente accessibile da tutti i Soci su richiesta, delle
Sezioni esistenti, con tutti i relativi dati.

Art. 9 Scioglimento di una
Sezione

Una Sezione può fare richiesta di scioglimento,
motivandola, al Consiglio Direttivo; questi, verificato che
ciò corrisponda realmente alle intenzioni della
Sezione e che la procedura adottata sia conforme
all'eventuale Regolamento di Sezione, prende atto dello
scioglimento e lo comunica ai Soci.

Una Sezione si considera automaticamente sciolta se il
numero degli iscritti scende al di sotto delle tre
unità.

Art. 10 Iscrizione alle
Sezioni

La domanda di iscrizione va inoltrata al Rappresentante di
Sezione, il quale verifica che il richiedente sia ammissibile
secondo quanto specificato negli obiettivi e nell'eventuale
Regolamento di Sezione; deve altresì accertarsi che il
candidato sia a conoscenza ed abbia accettato gli obiettivi
della Sezione ed il suo eventuale Regolamento di Sezione.
Salvo diverse indicazioni del Regolamento di Sezione, il
Rappresentante di Sezione è inoltre tenuto a
consultarsi con gli iscritti alla propria Sezione in merito
all'ammissibilità del richiedente.

Il Rappresentante di Sezione comunica al richiedente, agli
iscritti della propria Sezione ed al Consiglio Direttivo la
decisione presa. L'eventuale rifiuto, deve essere
motivato.

Un Socio può in qualsiasi momento uscire da una
Sezione con comunicazione al Rappresentante di Sezione, il
quale è tenuto a comunicare l'avvenuta esclusione al
Consiglio Direttivo.

Art. 11 Approvazione delle
Iniziative delle Sezioni

Ogni Iniziativa deve essere preventivamente approvata dal
Consiglio Direttivo; la richiesta va presentata almeno sette
giorni prima della data dell'Iniziativa stessa o del suo
inizio. Le proposte di Iniziative di rilevante importanza
devono essere presentate con anticipo ragionevolmente ampio.
Il Consiglio Direttivo si riserva la facoltà di
richiedere ulteriori informazioni in merito all'Iniziativa
proposta.

Il Consiglio Direttivo ha facoltà di rifiutare
l'Iniziativa proposta; il rifiuto deve essere motivato. Le
Iniziative approvate devono essere comunicate in tutti i loro
dettagli ai Soci.

In mancanza di specifica comunicazione da parte del
Consiglio Direttivo, decorsi sette giorni dalla presentazione
della richiesta, una proposta di Iniziativa si intende
tacitamente respinta.

Art. 12 Organizzazione e
gestione di Iniziative

L'organizzazione di una Iniziativa può iniziare fin
dal momento del ricevimento dell'autorizzazione da parte del
Consiglio Direttivo.

Più Sezioni possono unirsi per organizzare e
gestire una singola Iniziativa congiuntamente.

Nell'organizzazione e gestione delle Iniziative la Sezione
può far uso del proprio marchio conformemente a quanto
specificato nello Statuto, nel Regolamento Attuativo e
nell'eventuale Regolamento di Sezione.

La Sezione può decidere di richiedere la
collaborazione di altri Soci od altre Sezioni per
l'organizzazione e la gestione di una propria Iniziativa; gli
interpellati hanno facoltà di rifiutare.

La Sezione può decidere di richiedere la
collaborazione di soggetti, associazioni od enti esterni
all'Associazione stessa; le modalità di collaborazione
devono essere concordate con il Consiglio Direttivo.

Il Consiglio Direttivo può, secondo proprio
giudizio, sollecitare una o più Sezioni
all'organizzazione e gestione di Iniziative; le Sezioni
interpellate sono tenute ad informare il Consiglio Direttivo
della decisione presa, motivandola, entro sette giorni dal
sollecito.

Art. 13 Il Rappresentante
di Sezione

Il Rappresentante di Sezione, o altra figura definita
dall'eventuale Regolamento di Sezione, è tenuto a
gestire l'elenco degli iscritti alla Sezione ed assicurarsi
che, al variare di questo, vengano presi gli opportuni
adeguamenti, anche tecnici, richiesti.

Egli è inoltre responsabile dell'utilizzo dei
fondi, degli strumenti, delle risorse e delle strutture che
la Sezione gestisce per conto dell'Associazione; è
tenuto a relazionare puntualmente ogni aspetto della loro
gestione, comprese le variazioni rispetto a quanto
preventivamente concordato, al Consiglio Direttivo.

Art. 14 Decisioni delle
Sezioni

Se non diversamente specificato dall'eventuale Regolamento
di Sezione, tutte le decisioni riguardanti la sezione vanno
prese a maggioranza assoluta degli iscritti.

Art. 15 Organizzazione
interna e Regolamento di Sezione

Il Regolamento di Sezione può istituire organi e
cariche interne e regolamentare il funzionamento della
Sezione; esso non può essere in contrasto con l'Atto
Costitutivo, lo Statuto ed il Regolamento Attuativo; deve
inoltre essere approvato dal Consiglio Direttivo.

Il mancato rispetto del Regolamento di Sezione può
comportare, a discrezione della Sezione stessa, l'esclusione
dalla Sezione dell'iscritto che si sia reso responsabile
della violazione. In nessun caso la violazione del
Regolamento di Sezione può avere effetti sullo status
di Socio dell'Associazione, salvo che questa non comporti
anche violazione di quanto specificato nell'Atto Costitutivo,
nello Statuto, nel Regolamento Attuativo o non sia in
violazione di decisioni dell'Assemblea o delibere del
Consiglio Direttivo o di altri organi dell'Associazione.

Art. 16 Marchio di
Sezione

Le Sezioni possono adottare il marchio come da
“allegato A” dello Statuto dell'ERLUG aggiungendo
la dicitura identificativa della Sezione. In questo ultimo
caso il nuovo marchio risultante deve essere preventivamente
vagliato dal Consiglio Direttivo dell'ERLUG, per evitare il
proliferare di marchi multipli o l'appropriazione di marchi
registrati. Nella creazione del proprio marchio, le Sezioni
possono introdurre limitate variazioni grafiche del marchio
ERLUG purché questi resti chiaramente
riconoscibile.